Ban quản trị chung cư chọn nhà thầu — bảo trì thang máy, sơn lại mặt ngoài, thay máy bơm, thuê đơn vị vệ sinh — cần giữ bốn nguyên tắc để tránh xung đột lợi ích: thành viên có quan hệ với nhà thầu phải nói ra và không tham gia chọn, có nhiều báo giá được so công khai, tiêu chí chọn công bố trước, và không ai trong ban nhận lợi ích riêng từ nhà thầu. Tiền ban quản trị chi là tiền của mọi hộ, kể cả quỹ bảo trì mà cư dân đã đóng khi mua căn hộ.
Bài này viết cho thành viên ban quản trị và cho cư dân muốn hiểu nên hỏi gì, ở mức nguyên tắc.
Vì sao ban quản trị dễ gặp xung đột lợi ích
Ban quản trị nhà chung cư là những cư dân được hội nghị nhà chung cư bầu ra, thường làm bán thời gian, có phụ cấp hoặc không. Họ quyết những khoản chi lớn hơn nhiều so với quỹ lớp hay quỹ họ: sửa chữa lớn có thể dùng tới kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, hợp đồng dịch vụ kéo dài nhiều năm.
Ba điều làm xung đột lợi ích dễ xuất hiện:
- Thành viên ban có nghề liên quan. Người làm xây dựng, kỹ thuật điện, kinh doanh vật liệu thường được bầu vì hiểu việc — và cũng chính họ có quan hệ với nhà thầu.
- Nhà thầu chủ động tiếp cận. Hợp đồng chung cư là mối làm ăn ổn định, nên nhà thầu có động cơ mời ăn, tặng quà, hứa "hoa hồng" cho người trong ban.
- Cư dân ít theo dõi. Phần lớn hộ bận, ít đi họp, ít đọc thông báo. Ban quyết nhiều việc mà không mấy ai hỏi.
Pháp luật nói gì, ở mức nguyên tắc
Luật Nhà ở 2023 đặt khung cho việc quản lý nhà chung cư: hội nghị nhà chung cư là nơi các chủ sở hữu, người sử dụng quyết những vấn đề quan trọng và bầu ban quản trị; ban quản trị đại diện cho cư dân trong việc quản lý, sử dụng nhà chung cư, trong đó có việc quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo quy định. Tinh thần chung: kinh phí bảo trì là tiền của các chủ sở hữu, phải dùng đúng mục đích, công khai, và các việc lớn phải được hội nghị nhà chung cư thông qua.
Cách thức chi tiết — quy chế hoạt động của ban, ngưỡng nào cần hội nghị thông qua, cách lựa chọn đơn vị bảo trì — do văn bản hướng dẫn và quy chế của từng toà nhà quy định. Cư dân và thành viên ban nên đọc quy chế toà nhà mình và hỏi cơ quan quản lý nhà ở địa phương khi cần, không dựa vào lời truyền miệng.
Bốn nguyên tắc khi chọn nhà thầu
Thành viên có quan hệ phải nói ra và đứng ngoài
Thử hình dung: anh Quân trong ban quản trị có em rể làm ở một công ty bảo trì thang máy. Toà nhà cần chọn đơn vị bảo trì mới. Việc đúng là anh Quân báo trong cuộc họp ban, ghi vào biên bản, và không tham gia chấm hồ sơ, không bỏ phiếu ở hạng mục đó. Công ty của em rể anh vẫn được nộp hồ sơ như mọi bên khác. Phần khai báo và tự rút lui có bài riêng ở danh mục Khai báo & minh bạch.
Nhiều báo giá, so công khai
Với hạng mục lớn, nên có ít nhất ba báo giá. Bảng so sánh — giá, phạm vi công việc, thời hạn bảo hành, kinh nghiệm — đăng ở bảng tin toà nhà hoặc nhóm cư dân. Cư dân không cần đọc hết, nhưng việc ai cũng xem được làm cho cả ban lẫn nhà thầu cẩn thận hơn.
Tiêu chí công bố trước khi nhận hồ sơ
Nếu tiêu chí viết sau khi đã thấy hồ sơ, rất dễ viết cho vừa một bên. Công bố trước: chấm theo giá bao nhiêu phần, kinh nghiệm bao nhiêu phần, bảo hành bao nhiêu phần. Tỷ lệ cụ thể do ban và cư dân thống nhất.
Không ai trong ban nhận lợi ích riêng
Quà, chiêu đãi, chuyến đi, "hoa hồng giới thiệu" từ nhà thầu — trong thời gian chọn và trong suốt hợp đồng — đều không nhận. Nếu nhà thầu đề nghị chiết khấu, chiết khấu phải vào hợp đồng và về quỹ của toà nhà. Khoản trả ngược về người quyết chọn là lại quả, dù được gọi bằng tên gì.
Dấu hiệu cư dân nên hỏi
| Dấu hiệu | Câu hỏi nên đặt (lịch sự, có văn bản) |
|---|---|
| Chỉ có một báo giá cho hạng mục lớn | "Ban có thể cho cư dân xem thêm báo giá so sánh không?" |
| Nhà thầu cũ được gia hạn mãi không qua chọn lại | "Lần gần nhất toà nhà so giá dịch vụ này là khi nào?" |
| Thành viên ban có quan hệ với nhà thầu mà không thấy ghi trong biên bản | "Ban đã có quy định về khai báo quan hệ với nhà thầu chưa?" |
| Phát sinh lớn trong khi làm, không qua cư dân | "Khoản phát sinh này đã được ai duyệt, theo quy chế nào?" |
| Hạng mục chi từ kinh phí bảo trì mà không có thông báo | "Khoản này có cần hội nghị nhà chung cư thông qua không?" |
Hỏi bằng văn bản, giọng tôn trọng, tập trung vào quy trình chứ không nhắm cá nhân. Phần lớn thành viên ban làm việc tận tâm; câu hỏi tốt giúp họ có lý do để làm minh bạch hơn.
Ba vùng: ví dụ trong chung cư
- Hợp lý: thành viên ban làm kỹ sư điện góp ý kỹ thuật cho hồ sơ mời thầu, không có quan hệ với bên nào; ban công khai bảng so sánh ba báo giá.
- Vùng xám: trưởng ban giới thiệu một nhà thầu quen, có nói rõ quan hệ, nhưng vẫn ngồi chấm hồ sơ; hoặc ban nhận giỏ quà Tết của đơn vị bảo trì đang có hợp đồng.
- Tư lợi: thành viên ban nhận phần trăm từ nhà thầu được chọn; ban chọn công ty của người nhà một thành viên mà không so giá, không nói quan hệ.
Khi bất đồng trở thành tranh chấp
Chuyện quỹ bảo trì và ban quản trị đôi khi đi tới tranh chấp gay gắt giữa cư dân với ban, hoặc với chủ đầu tư. Khi đã tới mức đó — nghi ngờ sử dụng sai kinh phí bảo trì, ban không chịu công khai, bầu ban không đúng quy định — cư dân nên hỏi luật sư, liên hệ cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh hoặc chính quyền phường, xã nơi có toà nhà, thay vì tranh cãi trong nhóm nhắn tin. Bài này không thay lời tư vấn pháp lý.
Áp dụng được ngay
- Thành viên ban: đề nghị trong cuộc họp gần nhất một quy định ngắn — ai có quan hệ với nhà thầu thì báo, ghi biên bản, không chấm hạng mục đó.
- Công bố tiêu chí chọn trước khi nhận hồ sơ cho hạng mục lớn tiếp theo.
- Đăng bảng so sánh báo giá ở bảng tin hoặc nhóm cư dân.
- Cư dân: đọc quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư của toà mình; gửi câu hỏi bằng văn bản khi thấy dấu hiệu trong bảng trên.
- Câu nói mẫu cho thành viên ban có quan hệ: "Công ty này có người nhà của mình làm, mình xin ghi vào biên bản và không chấm hạng mục này. Hồ sơ của họ các anh chị cứ xét như mọi bên."
Câu hỏi thường gặp
Ban quản trị chung cư chọn nhà thầu thế nào cho minh bạch?
Công bố tiêu chí trước, lấy nhiều báo giá và so sánh công khai, để thành viên có quan hệ với nhà thầu khai báo và đứng ngoài phần chọn, và không ai trong ban nhận lợi ích riêng từ nhà thầu. Hạng mục lớn hoặc dùng kinh phí bảo trì cần theo quy chế toà nhà và quy định về hội nghị nhà chung cư.
Luật Nhà ở 2023 nói gì về ban quản trị chung cư?
Ở mức nguyên tắc, luật quy định hội nghị nhà chung cư bầu ban quản trị và quyết các việc quan trọng; ban quản trị đại diện cư dân trong quản lý, sử dụng nhà chung cư, trong đó có quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung đúng mục đích. Chi tiết cần đọc văn bản hướng dẫn và quy chế từng toà nhà.
Thành viên ban quản trị có người nhà làm nhà thầu thì sao?
Không bị cấm nhà thầu đó tham gia, nhưng thành viên ấy phải khai báo quan hệ, ghi vào biên bản và không chấm hồ sơ hay bỏ phiếu ở hạng mục đó. Nhà thầu cạnh tranh như mọi bên khác theo tiêu chí đã công bố.
Cư dân nên hỏi gì khi nghi ban quản trị chọn nhà thầu không minh bạch?
Hỏi bằng văn bản về quy trình: có bao nhiêu báo giá, tiêu chí chọn là gì, thành viên nào có quan hệ với nhà thầu, khoản phát sinh do ai duyệt. Giọng tôn trọng, tập trung vào quy trình. Nếu thành tranh chấp, nên hỏi luật sư hoặc cơ quan quản lý nhà ở.
Nhà thầu tặng quà cho ban quản trị có được nhận không?
Không nên nhận quà, chiêu đãi hay hoa hồng riêng từ nhà thầu đang dự tuyển hoặc đang có hợp đồng. Nếu nhà thầu đề nghị chiết khấu, chiết khấu phải ghi vào hợp đồng và về quỹ của toà nhà, không về người quyết chọn.
