Trước khi nhận một món quà, một ưu đãi, một lời mời hay một cơ hội có dính tới việc mình đang làm, hãy tự hỏi năm câu: Vì sao người ta đưa cho mình? Mình đang giữ vai trò gì với họ? Người giao việc cho mình mà biết thì sao? Nếu là người khác nhận, mình có thấy ổn không? Mình có sẵn sàng ghi lại không? Chỉ cần một câu trả lời khiến mình ngập ngừng, nên dừng lại, hỏi người có trách nhiệm hoặc từ chối.
Vì sao cần câu hỏi soạn sẵn
Những tình huống nhận lợi ích thường đến bất ngờ: nhà cung cấp ghé văn phòng với giỏ quà, một người quen gọi điện mời đi ăn, một khách hàng chuyển khoản "cảm ơn em đã hỗ trợ". Không có thời gian suy nghĩ kỹ, người ta thường phản ứng theo phép lịch sự, và phép lịch sự thường bảo "nhận cho người ta vui".
Các nhà nghiên cứu về đạo đức hành vi như Bazerman và Tenbrunsel chỉ ra rằng trong lúc ra quyết định, khía cạnh đạo đức có thể "phai nhạt" khỏi tầm nhìn: người ta thấy đó là chuyện xã giao, chuyện kinh doanh, chứ không thấy đó là chuyện đúng sai. Một bộ câu hỏi soạn sẵn giúp kéo khía cạnh đó trở lại đúng lúc cần. Giống như danh sách kiểm tra của phi công, nó không thay thế phán đoán, nhưng giúp không bỏ sót.
Năm câu hỏi, từng câu một
Câu 1: Vì sao người ta đưa cho mình?
Hỏi thẳng: nếu mình không ngồi ở vị trí này, người ta có đưa không? Quà của bạn thân nhân sinh nhật thì vẫn đưa dù mình làm ở đâu. Giỏ quà của nhà cung cấp gửi đúng người phụ trách mua hàng thì khó có khả năng gửi nếu mình chuyển sang phòng khác.
Câu hỏi này tách được quà cho con người với quà cho vị trí. Quà cho vị trí luôn cần cân nhắc kỹ hơn.
Thời điểm nói lên nhiều điều. Món quà đến đúng lúc đang chọn nhà cung cấp, đang xét hồ sơ, đang chấm điểm thì khác hẳn món quà đến khi không có việc gì đang chờ. Cùng một giỏ quà Tết, đến tay người không có quyết định nào đang treo thì nhẹ hơn nhiều so với đến tay người sắp ký hợp đồng.
Câu 2: Mình đang giữ vai trò gì với họ?
Liệt kê rõ: mình có đang hoặc sắp quyết định, đề xuất, chấm, duyệt, xếp lịch gì liên quan tới người đưa không? Mình có nắm thông tin gì mà họ cần không? Họ có đang chờ gì từ mình không?
Nếu câu trả lời là "có", lợi ích đó đang chạm vào vai trò, và món quà không còn là chuyện riêng giữa hai người.
Câu 3: Người giao việc cho mình mà biết thì sao?
Hình dung cấp trên, công ty, cả lớp phụ huynh, cả họ, những người đã tin giao việc cho mình, được biết đầy đủ: ai đưa, đưa gì, đưa lúc nào. Họ có thấy bình thường không? Có thấy cần hỏi thêm không? Có thấy lo không?
Câu hỏi này quan trọng vì nó chuyển góc nhìn từ "mình thấy thế nào" sang "người có quyền lợi thấy thế nào". Người nhận quà gần như luôn thấy mình không bị ảnh hưởng; người giao việc thì không có cách nào kiểm chứng điều đó.
Câu 4: Nếu là người khác nhận, mình có thấy ổn không?
Đổi vai: một đồng nghiệp ở vị trí của mình nhận đúng món đó, trong đúng thời điểm đó. Mình có thấy hơi lấn cấn không? Phần lớn người ta khắt khe với người khác hơn với chính mình. Dùng sự khắt khe đó cho đúng chỗ: soi vào chính mình.
Câu hỏi này đặc biệt hữu ích khi trong đầu có giọng nói "mình khác, mình biết giữ". Ai nhận quà cũng nghĩ vậy.
Câu 5: Mình có sẵn sàng ghi lại không?
Hỏi: mình có sẵn sàng ghi món này vào sổ, báo với cấp trên, đăng lên nhóm chung không? Nếu sẵn sàng, đó thường là dấu hiệu tốt. Nếu thấy muốn giữ kín, đó là dấu hiệu nên dừng lại.
Câu hỏi này có một phiên bản đời thường hay được nhắc: nếu chuyện này lên báo, lên mạng, mình có ngại không? Nhưng không cần tới báo chí; chỉ cần nhóm chat của phòng là đủ để thử.
Bảng tóm tắt và cách đọc kết quả
| Câu hỏi | Câu trả lời "nhẹ" | Câu trả lời "cần dừng" |
|---|---|---|
| 1. Vì sao người ta đưa? | Vì quan hệ riêng, có từ trước, không phụ thuộc vị trí | Vì vị trí của mình; đúng lúc có việc đang chờ |
| 2. Mình giữ vai trò gì? | Không có quyết định nào liên quan | Đang hoặc sắp quyết, chấm, duyệt, xếp việc liên quan |
| 3. Người giao việc biết thì sao? | Họ thấy bình thường | Họ sẽ hỏi lại, lo, hoặc thấy không công bằng |
| 4. Người khác nhận thì sao? | Mình thấy ổn | Mình thấy lấn cấn |
| 5. Có sẵn sàng ghi lại? | Sẵn sàng | Muốn giữ kín |
Cách đọc: năm câu đều nhẹ thì thường thuộc vùng hợp lý, vẫn nên làm theo quy định nơi mình làm. Một hai câu cần dừng thì đang ở vùng xám: hỏi người có trách nhiệm, khai báo, hoặc nhận rồi nộp lại cho tập thể theo quy định. Ba câu trở lên cần dừng thì nên từ chối một cách lịch sự.
Thử với ba tình huống giả định
Giỏ quà Tết từ nhà cung cấp
Chị Thảo phụ trách mua văn phòng phẩm. Cuối năm, nhà cung cấp gửi tới nhà chị một giỏ quà, đúng lúc công ty sắp chọn lại nhà cung cấp cho năm sau. Câu 1: gửi vì vị trí. Câu 2: chị sắp tham gia chọn lại. Câu 3: công ty biết sẽ lo. Câu 5: gửi tới nhà, không qua văn phòng, nghĩa là không có ai thấy. Kết luận: nên từ chối hoặc báo cấp trên và làm theo quy định của công ty. Cách từ chối khéo được bàn ở danh mục Quà tặng & phong bì.
Bạn cũ mời ăn tối
Anh Đạt được bạn học cũ mời ăn tối. Hai người vẫn gặp nhau mỗi năm. Bạn anh không làm ăn gì với công ty anh. Năm câu đều nhẹ. Đi ăn bình thường.
Phụ huynh tặng thẻ mua sắm
Cô Hạnh, giáo viên chủ nhiệm, được một phụ huynh tặng thẻ mua sắm trong lúc sắp xét học sinh tiêu biểu. Câu 1, 2, 4 đều cần dừng. Cô nên từ chối nhẹ nhàng. Những tình huống riêng của trường học được bàn kỹ ở danh mục Trường học & bệnh viện.
Năm câu hỏi không thay thế quy định
Bộ câu hỏi là công cụ để tự soát, không phải giấy phép. Nhiều nơi làm việc có quy định riêng về quà tặng, chiêu đãi, với mức giá trị và cách xử lý cụ thể; người có chức vụ, quyền hạn trong khu vực nhà nước còn chịu quy định của pháp luật về nhận quà tặng. Mức giá trị và thủ tục do quy định và quy chế từng nơi đặt ra, nên hỏi bộ phận pháp chế hoặc nhân sự. Khi quy định và năm câu hỏi cho kết quả khác nhau, quy định nghiêm hơn sẽ là thứ cần theo.
Áp dụng được ngay
- Chụp màn hình hoặc chép năm câu vào ghi chú điện thoại, đặt tên "Trước khi nhận".
- Lần tới có ai đưa gì liên quan tới công việc, chỉ cần nói: "Để em hỏi lại chỗ em đã nhé." Câu này mua thêm thời gian để đi qua năm câu hỏi mà không làm ai mất lòng.
- Tìm quy định về quà tặng của nơi mình làm việc, hoặc hỏi nhân sự một câu bằng tin nhắn để có câu trả lời ghi lại.
- Nếu đang dẫn một nhóm nhỏ, chia sẻ năm câu này với cả nhóm và thống nhất: ai trả lời "cần dừng" ở câu nào thì báo nhóm trưởng.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết có nên nhận một món quà liên quan công việc?
Tự hỏi năm câu: vì sao người ta đưa, mình đang giữ vai trò gì với họ, người giao việc biết thì sao, người khác nhận thì mình thấy thế nào, và mình có sẵn sàng ghi lại không. Câu nào khiến mình ngập ngừng thì nên dừng lại hỏi hoặc từ chối.
Quà cho vị trí và quà cho con người khác nhau thế nào?
Quà cho con người là quà người ta vẫn tặng dù mình làm ở đâu, như quà sinh nhật của bạn thân. Quà cho vị trí là quà chỉ đến vì mình đang phụ trách một việc người tặng cần, và luôn cần cân nhắc kỹ hơn.
Nhận quà rồi báo lại có được không?
Nhiều nơi cho phép hoặc yêu cầu nhận rồi báo, nộp lại hoặc chia cho tập thể theo quy định. Cách làm cụ thể tuỳ quy chế từng nơi, nên hỏi bộ phận nhân sự hoặc pháp chế.
Có mức giá trị quà nào được coi là an toàn không?
Không có một mức chung. Mức giá trị do quy định pháp luật cho từng nhóm đối tượng và quy chế từng nơi đặt ra, và có thể thay đổi. Cần hỏi bộ phận pháp chế hoặc nhân sự nơi mình làm việc.
