Người được giao việc phải giữ mình hơn người thường vì họ đang cầm thứ không phải của mình: tiền, thông tin, quyền chọn, lòng tin của người khác. Người giao việc không thể theo sát từng bước, nên họ buộc phải tin. Chỗ nào có lòng tin mà không có người kiểm, chỗ đó lợi riêng dễ len vào nhất. Giữ mình ở đây không phải vì người được giao việc kém tử tế hơn ai, mà vì vị trí của họ dễ trượt hơn.
Vai trò là gì, và vì sao nó thay đổi bổn phận
Cùng một con người, mỗi ngày đóng nhiều vai: nhân viên ở công ty, thủ quỹ trong nhóm bạn đại học, con trưởng trong họ, thành viên ban đại diện phụ huynh, người bán hàng online buổi tối. Mỗi vai đi kèm một lời hứa ngầm. Làm thủ quỹ là hứa giữ tiền cho đúng việc. Làm người chấm thưởng là hứa chấm theo công sức. Làm người giới thiệu sản phẩm cho bạn bè là hứa nói thật về món hàng.
Khi ở ngoài vai trò, mình có quyền ưu tiên người thân: mời bạn thân ăn sinh nhật mà không mời đồng nghiệp là chuyện riêng. Khi bước vào vai trò, quyền ưu tiên đó tạm gác lại: người chấm thưởng không được ưu tiên bạn thân, dù ngoài giờ họ vẫn là bạn thân. Không phải tình bạn sai, mà vai trò đòi một chuẩn khác.
Người giao việc và người làm thay
Năm 1976, hai nhà kinh tế Michael Jensen và William Meckling công bố một bài báo kinh điển về quan hệ giữa người uỷ quyền và người đại diện (principal–agent). Ý chính có thể nói nôm như sau:
- Người giao việc (người uỷ quyền) nhờ người khác làm thay vì họ không có thời gian, không có chuyên môn hoặc không thể có mặt.
- Người làm thay (người đại diện) có lợi ích riêng, không hoàn toàn trùng với lợi ích người giao việc.
- Người làm thay biết nhiều hơn về công việc cụ thể, còn người giao việc biết ít hơn. Khoảng chênh thông tin này tạo chỗ cho lợi riêng len vào.
- Để giảm rủi ro, người giao việc phải tốn công: kiểm tra, đặt quy tắc, thiết kế cách trả công. Những chi phí đó gọi chung là chi phí đại diện.
Lý thuyết ra đời để giải thích quan hệ giữa cổ đông và người điều hành công ty, nhưng nó đúng ở mọi quy mô. Cả lớp góp tiền và giao cho một phụ huynh đi đặt đồng phục là một quan hệ uỷ quyền nhỏ. Bốn mươi phụ huynh không thể cùng đi hỏi giá, nên phải tin người đi.
Ba khoảng trống mà lợi riêng hay chui vào
| Khoảng trống | Người làm thay biết gì mà người giao việc không biết | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Thông tin về giá, chất lượng | Chỗ nào rẻ, chỗ nào tốt, chênh nhau bao nhiêu | Người mua văn phòng phẩm biết tiệm quen đắt hơn chợ nhưng vẫn mua ở đó |
| Quan hệ riêng | Ai là người quen, ai từng cho mình quà | Người phỏng vấn biết ứng viên là con của bạn cũ, hội đồng thì không |
| Công sức thật | Mình đã thật sự cố hết sức hay chỉ làm cho xong | Người được giao hỏi ba báo giá nhưng chỉ hỏi một chỗ, hai chỗ kia "ước chừng" |
Vì sao lòng tin là tài sản dễ vỡ
Lòng tin trong một nhóm xây lâu mà mất nhanh. Một phụ huynh giữ quỹ lớp ba năm minh bạch, chỉ cần một lần bị phát hiện mua đồ ở tiệm nhà mình mà không nói, là toàn bộ ba năm trước bị nhìn lại bằng con mắt khác. Người ta không chỉ nghi lần này, mà nghi cả những lần trước. Đó là lý do người giữ vai trò cần cẩn thận hơn mức "không làm gì sai": họ còn phải tránh những việc trông như sai.
Tục ngữ có câu "Giấy rách phải giữ lấy lề": dù hoàn cảnh thế nào cũng giữ nề nếp. Với người được giao việc, "lề" chính là những thói quen nhỏ: giữ hoá đơn, báo trước khi có người quen dính vào, không tự quyết những khoản có lợi cho mình.
Càng được tin càng ít bị kiểm
Có một nghịch lý: người càng được tin lâu thì càng ít bị kiểm tra, và chính vì ít bị kiểm tra nên dễ trượt dần mà không ai thấy, kể cả bản thân họ. Kế toán làm mười năm ở một công ty gia đình thường được giao toàn quyền. Thủ quỹ họ được tín nhiệm qua nhiều đời trưởng họ thì không ai nỡ hỏi sổ. Sự tin cậy là phần thưởng xứng đáng, nhưng khi nó thay thế hoàn toàn cho việc kiểm tra, nó trở thành gánh nặng cho chính người được tin.
Cách giữ mình tốt nhất không phải là tự nhắc "mình phải trong sạch", mà là chủ động mời người khác kiểm: đề nghị có người cùng ký, gửi sổ quỹ định kỳ dù không ai đòi, tách việc đề xuất và việc duyệt. Người tự mời kiểm tra là người được tin lâu nhất. Cách thiết kế cụ thể (hai chữ ký, tách vai) nằm ở danh mục Khai báo & minh bạch.
Những vai trò hay bị quên là "vai trò"
Có những vị trí nhỏ đến mức người giữ không nghĩ mình đang gánh lòng tin của ai:
- Người được nhờ "chọn giúp": bạn nhờ chọn thợ sửa nhà, đồng nghiệp nhờ đặt nhà hàng liên hoan.
- Người cầm danh sách: đăng ký suất học, suất du lịch công đoàn, lịch trực.
- Người quản trị nhóm mạng xã hội: quyết bài nào được đăng, bài nào bị xoá.
- Người làm cầu nối: giới thiệu khách cho thợ, giới thiệu ứng viên cho công ty, giới thiệu nhà cho người thuê.
- Người viết đánh giá mà người khác dựa vào để mua.
Mỗi vị trí trên đều có người khác đang tin mình. Bài Quyền nhỏ, lợi nhỏ trong danh mục này đi sâu hơn vào những vị trí như người giữ kho, giữ lịch, giữ danh sách.
Bổn phận theo vai trò, xếp theo mức độ
| Mức tin cậy | Ví dụ vai trò | Bổn phận tối thiểu |
|---|---|---|
| Thấp | Được nhờ đặt bàn liên hoan | Nói nếu chỗ đặt là của người quen hoặc mình được ưu đãi riêng |
| Trung bình | Thủ quỹ nhóm, người gom mua chung | Sổ ghi thu chi, báo giá công khai, nói rõ mình hưởng gì |
| Cao | Người mua hàng cho công ty, ban quản trị toà nhà | Theo quy chế, lấy nhiều báo giá, khai báo quan hệ, có người cùng duyệt |
| Rất cao | Người nắm sức khoẻ, tiền tiết kiệm, tương lai học tập của người khác | Theo chuẩn mực nghề nghiệp, quy định của ngành, đặt lợi ích người được phục vụ lên trước |
Áp dụng được ngay
- Gọi tên vai trò mỗi khi nhận một việc từ người khác: "Lần này mình là người chọn thay cho cả nhóm". Chỉ cần ý thức được vai trò là đã bớt một nửa nguy cơ trượt.
- Hỏi trước người giao việc những gì mình được hưởng: "Em đi đặt hàng thì phí đi lại tính thế nào?", "Nếu tiệm tặng thêm quà thì đưa vào quỹ nhé?".
- Tự mời kiểm tra: gửi ảnh báo giá, hoá đơn vào nhóm chung dù không ai đòi. Một tin nhắn mất ba mươi giây.
- Khi bắt đầu được tin "tuyệt đối", đề nghị thêm một người cùng xem sổ. Câu nói mẫu: "Mọi người tin em thì em cảm ơn, nhưng mình có thêm một người cùng ký cho chắc, sau này ai làm cũng dễ."
Câu hỏi thường gặp
Vì sao người được giao việc dễ tư lợi hơn?
Vì họ biết nhiều hơn người giao việc về giá cả, quan hệ và công sức thật, trong khi người giao việc không thể kiểm từng bước. Khoảng chênh thông tin đó là chỗ lợi riêng dễ len vào, không phải vì họ kém tử tế hơn ai.
Lý thuyết người uỷ quyền và người đại diện là gì?
Đây là lý thuyết kinh tế, được Jensen và Meckling trình bày năm 1976, mô tả quan hệ giữa người giao việc và người làm thay khi hai bên có lợi ích không trùng nhau. Nó giải thích vì sao cần quy tắc, kiểm tra và cách trả công hợp lý.
Được tin tưởng lâu năm thì có cần kiểm tra không?
Vẫn cần, và chính người được tin nên chủ động đề nghị. Người ít bị kiểm lâu ngày dễ trượt dần mà không nhận ra, và khi có chuyện thì không có giấy tờ để tự bảo vệ.
Được nhờ chọn giúp có phải là một vai trò không?
Có. Khi bạn bè hay đồng nghiệp nhờ chọn thợ, đặt nhà hàng, họ đang tin mình chọn vì họ. Nếu chỗ được chọn là người quen hoặc mình được ưu đãi riêng, nên nói rõ.
