Câu lạc bộ, hội nhóm nhận tài trợ thì tài trợ thuộc về hội nhóm, không thuộc về người đứng đầu. Người đứng đầu được hưởng những gì hội nhóm đã thống nhất công khai — chẳng hạn được miễn phí tham gia như mọi thành viên, được hoàn chi phí đi lại có chứng từ — chứ không được nhận quà riêng, hoa hồng riêng, hay suất riêng từ nhà tài trợ mà các thành viên không biết. Khi nhà tài trợ đòi hỏi điều gì đổi lại, cả nhóm cần biết đó là điều gì.
Bài này viết cho trưởng câu lạc bộ chạy bộ, hội đồng hương, nhóm nhiếp ảnh, đội bóng phong trào, hội cựu sinh viên — những nhóm tự nguyện nhỏ hay nhận tài trợ từ cửa hàng, doanh nghiệp của hội viên hoặc người ngoài.
Tài trợ trong hội nhóm nhỏ trông thế nào
Tài trợ ở quy mô nhỏ rất đa dạng: một cửa hàng đồ thể thao tặng áo cho câu lạc bộ chạy, đổi lại in logo lên áo; một quán cà phê cho mượn chỗ họp mỗi tháng; một hội viên làm chủ doanh nghiệp tài trợ tiền thuê sân cả mùa; một nhãn hàng tặng hàng mẫu cho thành viên dùng thử rồi đăng ảnh.
Phần lớn tài trợ là thiện chí, có ích cho hội. Nhưng tài trợ luôn có một bên muốn được gì đó: được biết đến, được hội viên mua hàng, được thiện cảm của người đứng đầu. Và người liên hệ với nhà tài trợ thường là một hai người — trưởng hội, thủ quỹ — nên dòng lợi ích dễ đi qua tay họ mà không ai thấy.
Những gì người đứng đầu có thể hưởng, và không nên hưởng
| Thường hợp lý (khi nhóm biết, đồng ý) | Vùng xám (cần nói ra) | Tư lợi |
|---|---|---|
| Nhận áo, suất tham gia như mọi thành viên | Nhà tài trợ tặng riêng trưởng hội một món quà "cảm ơn đã kết nối" | Nhận hoa hồng riêng theo số hàng hội viên mua của nhà tài trợ, không nói |
| Được hoàn tiền đi lại, chi phí liên hệ có chứng từ | Trưởng hội được mời làm "đại sứ" có thù lao cho nhãn hàng tài trợ | Giữ một phần tiền tài trợ cho việc riêng |
| Được nhóm cảm ơn công khai, tặng quà cuối mùa | Trưởng hội chọn nhà tài trợ là công ty người nhà | Chọn nhà tài trợ vì quà riêng cho mình, bỏ qua đề nghị tốt hơn cho hội |
Cột giữa không có nghĩa là cấm. Một trưởng hội có thể làm đại sứ cho nhãn hàng, có thể giới thiệu công ty người nhà tài trợ. Điều cần là nói ra với hội và để người khác quyết phần liên quan tới mình.
Ví dụ giả định: câu lạc bộ chạy bộ
Thử hình dung: câu lạc bộ chạy bộ của một khu dân cư có tám mươi thành viên. Anh Hải là chủ nhiệm. Một cửa hàng giày chạy đề nghị tài trợ áo cho cả câu lạc bộ, đổi lại in logo cửa hàng, và giảm giá cho thành viên khi mua giày. Riêng anh Hải được tặng một đôi giày và được hưởng phần trăm trên mỗi đôi giày thành viên mua qua mã giảm giá của câu lạc bộ.
Phần áo và giảm giá cho thành viên là tài trợ cho hội, tốt. Phần đôi giày và phần trăm riêng là lợi ích riêng gắn với vai trò chủ nhiệm. Nếu anh Hải không nói, khi anh khuyên thành viên mua giày ở cửa hàng ấy, lời khuyên của anh không còn trung lập — dù anh có thể thật lòng nghĩ đó là giày tốt.
Cách xử lý giữ được tài trợ:
- Anh Hải đưa toàn bộ đề nghị vào nhóm chung, gồm cả phần dành riêng cho mình.
- Đề nghị phần trăm trên giày chuyển thành quỹ câu lạc bộ, hoặc bỏ hẳn.
- Đôi giày tặng riêng: hoặc từ chối, hoặc nói rõ và để ban chủ nhiệm quyết.
- Khi giới thiệu cửa hàng cho thành viên, nói rõ đây là nhà tài trợ.
Nguyên tắc cho hội nhóm nhận tài trợ
Mọi đề nghị tài trợ đưa ra nhóm, kể cả phần riêng
Người liên hệ không giữ phần nào của đề nghị cho riêng mình. Nhà tài trợ muốn đổi lại gì — logo, bài đăng, hội viên mua hàng, danh sách liên hệ — cả nhóm phải biết.
Tài trợ bằng tiền vào quỹ chung, có người thứ hai biết
Tiền tài trợ chuyển vào tài khoản hoặc quỹ của hội, có ít nhất hai người cùng biết số tiền và cách dùng. Không giữ trong tài khoản cá nhân của chủ nhiệm mà không ai theo dõi.
Người có lợi riêng không quyết chọn nhà tài trợ
Nếu chủ nhiệm có quan hệ với một nhà tài trợ — người nhà, đối tác làm ăn, được mời làm đại sứ — thì người khác trong ban quyết.
Không trao dữ liệu hội viên khi chưa hỏi
Một số nhà tài trợ muốn danh sách số điện thoại, email của hội viên. Đó là thông tin của từng người, không phải của chủ nhiệm. Muốn chia sẻ phải hỏi từng người. Pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng đặt nguyên tắc cần có sự đồng ý của người có dữ liệu; chi tiết nên hỏi người có chuyên môn.
Cảm ơn người đứng đầu một cách công khai
Chủ nhiệm hội nhóm thường làm không công. Nhóm nên chủ động ghi nhận: quà cuối mùa, miễn phí tham gia, lời cảm ơn trong buổi tổng kết. Được ghi nhận đàng hoàng thì không ai phải tự tìm "phần của mình" qua nhà tài trợ.
Khi nhà tài trợ muốn can thiệp
Đôi khi tài trợ kèm những đòi hỏi vượt khỏi quảng bá: muốn hội chọn người của họ vào ban, muốn hội không nhận tài trợ của đối thủ, muốn thành viên đăng bài khen sản phẩm mà không ghi là được tài trợ. Những đòi hỏi này nên được cả nhóm bàn và có quyền từ chối. Riêng việc đăng bài khen mà giấu chuyện được tài trợ là quảng cáo trá hình — danh mục Mạng xã hội & quảng cáo trá hình của wiki có bài riêng.
Áp dụng được ngay
- Đưa mọi đề nghị tài trợ đang có vào nhóm chung, kể cả phần dành riêng cho người liên hệ.
- Chuyển hoa hồng, mã giảm giá riêng của người đứng đầu thành quỹ chung hoặc bỏ.
- Có người thứ hai cùng biết số tiền tài trợ và cách dùng.
- Câu nói mẫu cho chủ nhiệm: "Bên tài trợ có tặng riêng mình một món, mình đưa ra để ban quyết, mình không giữ riêng."
- Câu hỏi tự soát: "Mình đang giới thiệu nhà tài trợ này vì nó tốt cho hội, hay vì mình được gì?"
Câu hỏi thường gặp
Tiền tài trợ của câu lạc bộ thuộc về ai?
Thuộc về câu lạc bộ, không thuộc về người đứng đầu hay người liên hệ. Tiền nên vào quỹ chung, có ít nhất hai người cùng biết số tiền và cách dùng. Mọi điều kiện đổi lại của nhà tài trợ cũng cần được cả nhóm biết.
Chủ nhiệm câu lạc bộ có được nhận quà từ nhà tài trợ không?
Những gì mọi thành viên cùng nhận như áo, suất tham gia thì bình thường. Quà riêng, hoa hồng riêng hay thù lao riêng từ nhà tài trợ thì phải nói ra với nhóm và để người khác quyết; giữ riêng mà không nói là tư lợi.
Hoa hồng trên hàng hội viên mua của nhà tài trợ nên xử lý thế nào?
Nên chuyển thành quỹ của hội hoặc bỏ hẳn. Nếu người đứng đầu hưởng riêng, lời giới thiệu sản phẩm của họ với hội viên không còn trung lập, dù họ thật lòng thấy sản phẩm tốt.
Hội nhóm có nên đưa danh sách hội viên cho nhà tài trợ không?
Không nên khi chưa hỏi từng người. Số điện thoại, email là thông tin của từng hội viên. Pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng đặt nguyên tắc cần sự đồng ý của người có dữ liệu.
Người đứng đầu hội nhóm làm không công thì được hưởng gì?
Những gì nhóm thống nhất công khai, như miễn phí tham gia, hoàn chi phí đi lại có chứng từ, quà cảm ơn cuối mùa. Nhóm nên chủ động ghi nhận công sức để người đứng đầu không phải tự tìm phần của mình qua nhà tài trợ.
