Lỡ nhận quà rồi thì vẫn xử lý được, và nên xử lý sớm. Có ba cách: trả lại khi món quà gắn với một việc mình đang quyết, nộp lại cho tổ chức khi nơi làm việc có quy chế, và chia cho cả nhóm khi đó là đồ dùng chung giá trị nhỏ. Điều không nên làm là im lặng giữ lấy, vì im lặng là cách người tặng hiểu rằng mình đã nhận.
Bài này giúp chọn cách nào hợp với tình huống nào, và nói gì với người tặng để không ai mất mặt.
Vì sao người ta hay "lỡ" nhận
Rất ít người cố tình nhận một món quà mà mình biết không nên nhận. Phần lớn là lỡ: món quà được đặt lên bàn lúc mình đang bận, gửi qua bảo vệ toà nhà, gửi tới nhà khi mình đi vắng, nhét vào túi lúc chia tay sau bữa ăn, hay đơn giản là mình ngại từ chối giữa đông người. Có khi mở ra rồi mới biết giá trị lớn hơn mình tưởng, hoặc có phong bì kẹp bên trong hộp bánh.
Lỡ nhận không phải là sai. Sai là sau khi biết, vẫn để món quà quyết định thay mình. Xung đột lợi ích là chuyện ai cũng có thể gặp; điều quan trọng là xử lý nó ra sao.
Ba cách xử lý, chọn theo tình huống
| Cách | Hợp với khi nào | Lưu ý |
|---|---|---|
| Trả lại | Người tặng đang chờ mình quyết một việc; quà giá trị lớn; có tiền mặt hoặc phong bì; quà gửi kín tới nhà | Trả sớm, kèm lời cảm ơn; giữ lại bằng chứng đã trả (tin nhắn, người chứng kiến) |
| Nộp lại cho tổ chức | Nơi làm việc có quy chế quà tặng; quà không trả được (người tặng không nhận lại, không rõ ai gửi) | Báo cấp trên hoặc bộ phận phụ trách, làm theo quy trình; báo cho người tặng biết món quà đã được xử lý |
| Chia cho cả nhóm | Đồ ăn, đồ dùng giá trị nhỏ; gửi tới văn phòng; người tặng không đang chờ quyết định riêng của mình | Chia ngay, công khai; cảm ơn thay mặt cả nhóm; ghi lại một dòng |
Khi nào nên trả lại
Trả lại là cách rõ ràng nhất, nên dùng khi món quà có dấu hiệu gắn với một việc. Thử hình dung: chị Hà phụ trách mua văn phòng phẩm cho công ty. Về tới nhà sau buổi gặp nhà cung cấp mới, chị thấy trong túi tài liệu họ đưa có một phong bì. Họ đang mong được chọn làm nhà cung cấp năm tới.
Đây là trường hợp phải trả lại, càng sớm càng tốt. Chị Hà có thể:
- Gọi điện hoặc nhắn cho người phụ trách bên kia: "Em thấy trong túi tài liệu có phong bì, chắc anh để nhầm. Em gửi lại anh qua đường chuyển phát nhé." Câu "chắc để nhầm" là cách giữ thể diện cho người tặng.
- Báo cho cấp trên một dòng, để nếu sau này có chuyện thì có người biết từ đầu.
- Gửi trả qua đường có xác nhận, hoặc trả tận tay khi có người khác cùng có mặt.
Với tiền mặt, việc có người làm chứng hoặc tin nhắn xác nhận càng quan trọng. Không phải vì nghi ngờ ai, mà để chính mình không bị nghi oan về sau.
Khi nào nên nộp lại cho tổ chức
Ở cơ quan nhà nước, Luật Phòng, chống tham nhũng 2018 đặt nguyên tắc: người có chức vụ, quyền hạn không nhận quà từ người có liên quan tới công việc mình giải quyết; quà không từ chối được thì phải báo cáo và nộp lại theo quy định. Nhiều doanh nghiệp tư nhân, nhất là doanh nghiệp có quy chế tuân thủ, cũng có quy trình tương tự: quà vượt mức phải khai, nộp về bộ phận phụ trách để xử lý — trả lại, đem rút thăm cho nhân viên, hoặc dùng cho hoạt động chung.
Mức giá trị phải khai, thời hạn báo, người nhận báo cáo — những chi tiết này do quy chế từng nơi quy định, nên hỏi bộ phận nhân sự hoặc pháp chế. Ưu điểm của cách nộp lại là người nhận không phải tự cân một mình; tổ chức quyết thay, và người tặng hiểu rằng đây là quy định chung chứ không phải thái độ cá nhân.
Khi nào chia cho cả nhóm là đủ
Hộp bánh khách gửi cảm ơn cả tiệm, giỏ trái cây đối tác gửi tới văn phòng dịp Trung thu, thùng nước ngọt nhà cung cấp tặng nhân dịp khai trương — những món này giá trị nhỏ, gửi tới tập thể, và người tặng không nhắm một quyết định cụ thể của ai. Chia ngay cho mọi người là cách tự nhiên.
Tuy vậy, chia cho cả nhóm không "rửa sạch" mọi món quà. Nếu giỏ quà to bất thường gửi tới đúng lúc bộ phận đang chấm thầu, thì việc cả bộ phận cùng ăn chỉ làm xung đột lợi ích lan rộng ra — cả nhóm cùng mắc nợ. Trường hợp đó vẫn nên trả lại hoặc nộp theo quy chế.
Nói gì với người tặng
Dù chọn cách nào, người tặng nên được biết. Không nói là để họ tưởng món quà đã có tác dụng. Vài câu mẫu:
- Khi trả lại: "Em cảm ơn anh đã chu đáo. Nhưng vì em đang phụ trách chọn đối tác, em xin gửi lại món quà để công bằng cho các bên. Mong anh hiểu cho em."
- Khi nộp lại: "Món quà anh gửi, em đã chuyển cho bộ phận phụ trách theo quy định của công ty. Em rất quý tấm lòng của anh."
- Khi chia cho nhóm: "Cả phòng em cảm ơn chị nhiều, bánh ngon lắm, mọi người chia nhau ăn hết rồi."
Nếu lỡ dùng mất rồi thì sao
Đôi khi món quà đã dùng mất — chai rượu đã mở ở bữa cơm gia đình, voucher đã dùng — trước khi người nhận nhận ra nó không nên nhận. Lúc đó có thể:
- Báo cấp trên hoặc bộ phận phụ trách, kể lại đúng sự việc.
- Nếu nơi làm việc có cách xử lý (hoàn lại giá trị tương đương, ghi nhận vào sổ), làm theo đó.
- Nói với người tặng rằng lần sau mình không nhận được, để chuyện không lặp lại.
- Rút khỏi quyết định liên quan tới người tặng nếu có thể, hoặc để người khác cùng xem.
Thành thật kể lại một chuyện đã lỡ thường được thông cảm. Giấu đi rồi bị phát hiện thì khó giải thích hơn nhiều.
Áp dụng được ngay
- Quy tắc 48 giờ: phát hiện quà không nên nhận thì quyết trả, nộp hay chia trong vòng hai ngày, không để lâu.
- Luôn để lại dấu: tin nhắn trả lại, email báo cấp trên, hoặc một dòng trong sổ quà tặng của nhóm.
- Hỏi ngay bộ phận nhân sự: "Nếu nhận quà từ đối tác mà không trả được thì nộp về đâu ạ?" — để biết trước quy trình.
- Câu "chắc để nhầm" khi trả phong bì: giữ thể diện cho người tặng mà vẫn rõ ràng.
- Câu hỏi tự soát: "Mình có ngại kể chuyện món quà này cho cấp trên không?" Nếu ngại, hãy chọn trả lại hoặc nộp lại.
Câu hỏi thường gặp
Lỡ nhận quà của đối tác thì phải làm sao?
Xử lý trong vòng một hai ngày bằng một trong ba cách: trả lại nếu đối tác đang chờ mình quyết việc gì, nộp lại cho tổ chức nếu có quy chế, hoặc chia cho cả nhóm nếu là đồ giá trị nhỏ gửi tới tập thể. Dù chọn cách nào cũng nên báo cho người tặng và để lại dấu bằng tin nhắn hay email.
Phát hiện phong bì kẹp trong quà thì làm gì?
Nên trả lại sớm, có người chứng kiến hoặc tin nhắn xác nhận, và báo cấp trên một dòng. Có thể nói khéo "chắc anh để nhầm" để giữ thể diện cho người tặng. Tiền mặt từ người đang chờ quyết định của mình không nên giữ dưới bất kỳ hình thức nào.
Nộp lại quà tặng là gì?
Là chuyển món quà không trả được cho tổ chức xử lý theo quy chế, thay vì cá nhân tự giữ. Luật Phòng, chống tham nhũng 2018 đặt nguyên tắc này cho người có chức vụ, quyền hạn, và nhiều doanh nghiệp cũng có quy trình riêng. Chi tiết về mức giá trị và thủ tục cần hỏi bộ phận phụ trách.
Chia quà cho cả phòng có giải quyết được xung đột lợi ích không?
Với quà nhỏ gửi tới tập thể thì thường là đủ. Nhưng nếu món quà lớn bất thường và đến đúng lúc cả bộ phận đang chấm thầu, chia ra chỉ làm cả nhóm cùng mắc nợ. Trường hợp đó vẫn nên trả lại hoặc nộp theo quy chế.
Đã lỡ dùng món quà rồi có sao không?
Nên báo lại cấp trên hoặc bộ phận phụ trách, kể đúng sự việc và làm theo cách xử lý của nơi làm việc. Nếu có quyết định liên quan tới người tặng, nên rút ra hoặc để người khác cùng xem. Thành thật kể lại thường được thông cảm hơn là giấu đi.
