Dùng xe, máy in, điện thoại, văn phòng phẩm hay điểm thưởng từ chuyến công tác của công ty cho việc riêng là chuyện rất đời thường, và câu trả lời phụ thuộc vào quy chế từng nơi. Nguyên tắc chung: những gì công ty cho phép rõ thì dùng được; những gì không rõ thì hỏi; những gì phải giấu mới dùng được thì không nên dùng. Món nhỏ không làm công ty nghèo đi, nhưng thói quen coi của chung như của mình thì làm lòng tin mòn dần.
"Của chung" ở công sở gồm những gì
Tài sản công ty không chỉ là tiền. Nó gồm mọi thứ công ty bỏ tiền ra hoặc có được nhờ hoạt động của công ty:
- Phương tiện: xe công ty, thẻ xăng, thẻ đi đường, xe đưa đón.
- Thiết bị: máy tính, điện thoại, máy in, máy chiếu, máy ảnh.
- Vật tư: giấy, mực, văn phòng phẩm, hàng mẫu, đồ uống, đồ ăn ở bếp chung.
- Dịch vụ: phần mềm có bản quyền, tài khoản trả phí, đường truyền mạng, dịch vụ chuyển phát.
- Lợi ích phát sinh: điểm thưởng hãng bay, điểm khách sạn, ưu đãi của nhà cung cấp do công ty là khách hàng.
- Thời gian: giờ làm việc đã được trả lương.
Tục ngữ "Cha chung không ai khóc" nói đúng tâm lý với của chung: không ai thấy mình mất, nên ai cũng dễ dãi. Nhưng của chung ở công ty là phần mà mọi người cùng làm ra.
Từ hợp lý tới tư lợi: một dải liên tục
| Tình huống giả định | Vùng | Lý do |
|---|---|---|
| In một trang giấy tờ cá nhân ở máy in công ty, nơi quy chế cho phép dùng hợp lý | Hợp lý | Được cho phép, giá trị nhỏ, không giấu |
| Gọi vài cuộc điện thoại riêng bằng máy công ty có gói cước không giới hạn | Hợp lý | Không phát sinh chi phí thêm, thường được chấp nhận |
| Mượn xe công ty chở đồ chuyển nhà cuối tuần, có hỏi và được đồng ý, tự đổ xăng | Hợp lý | Có xin phép, tự chịu chi phí |
| Dùng điểm thưởng hãng bay từ chuyến công tác cho kỳ nghỉ gia đình, quy chế chưa nói gì | Vùng xám | Lợi ích sinh ra từ tiền công ty; cần hỏi |
| In hàng trăm trang tài liệu cho lớp học thêm của mình | Vùng xám nghiêng về sai | Giá trị cộng dồn đáng kể, phục vụ việc kinh doanh riêng |
| Dùng xe công ty chạy việc riêng thường xuyên, ghi sổ là đi công tác | Tư lợi | Có ghi sai để che giấu |
| Đổ xăng xe nhà bằng thẻ xăng công ty | Tư lợi | Lấy tiền công ty cho việc riêng |
Dấu hiệu chuyển từ vùng xám sang tư lợi rõ nhất là khi phải ghi sai, khai sai hoặc giấu để dùng được.
Điểm thưởng công tác: vùng xám phổ biến nhất
Đi công tác bằng vé công ty trả, người đi được tích điểm vào tài khoản cá nhân của hãng bay, khách sạn, thẻ tín dụng. Điểm thuộc về ai?
Không có câu trả lời chung. Có công ty để nhân viên giữ điểm như một phúc lợi nhỏ. Có công ty yêu cầu dùng điểm cho chuyến công tác sau. Ở khu vực nhà nước, cách xử lý còn phụ thuộc quy định riêng. Điều đáng lo không phải là việc giữ điểm, mà là xung đột lợi ích đi kèm:
- Chọn hãng bay đắt hơn để tích điểm ở hãng mình có thẻ thành viên.
- Chọn khách sạn đắt hơn vì đang cần lên hạng thành viên.
- Đặt thêm chặng không cần thiết vì "đằng nào cũng được điểm".
Khi quyết định chi tiêu của công ty bị kéo bởi lợi ích điểm thưởng cá nhân, đó là xung đột lợi ích, dù giá trị nhỏ. Cách an toàn: hỏi quy chế, và khi chọn vé, chọn theo tiêu chí công ty (giá, giờ bay hợp lý), không theo điểm.
Hàng mẫu, hàng tặng kèm, đồ thừa sau sự kiện
Sau một buổi ra mắt sản phẩm còn thừa quà tặng. Nhà cung cấp gửi hàng mẫu. Hội nghị khách hàng xong còn vài thùng nước. Ai được mang về? Đây là loại tài sản mà không ai cảm thấy là "tài sản", và chính vì vậy dễ trôi về nhà người đang đứng gần nhất.
Cách làm gọn: có một người phụ trách, có một dòng ghi chú trong nhóm, và một cách chia rõ (dùng cho sự kiện sau, chia đều cho phòng, tặng cho bộ phận khác). Bài Quyền nhỏ, lợi nhỏ trong danh mục Tư lợi là gì có bàn chuyện người giữ kho và hàng mẫu.
Giờ làm việc cũng là tài sản
Ít ai coi giờ làm là "của công ty", nhưng công ty đã trả lương cho thời gian đó. Lướt điện thoại vài phút là chuyện bình thường của con người. Nhưng dùng nửa ngày làm việc riêng có thu nhập (bán hàng online, làm dự án ngoài) thì khác: đó là dùng thời gian đã được trả công cho việc kiếm tiền khác. Nhiều nơi làm việc linh hoạt, đo bằng kết quả hơn là bằng giờ, nên ranh giới phụ thuộc thoả thuận cụ thể.
Vì sao chuyện nhỏ lại quan trọng
Một tờ giấy, một lít xăng không làm công ty phá sản. Nhưng có ba lý do để quan tâm:
- Tích tiểu thành đại. Nhiều người, nhiều lần cộng lại thành khoản đáng kể.
- Văn hoá lan nhanh. Khi người đi trước dùng xe công ty việc riêng, người đến sau coi đó là lệ.
- Dốc trơn. Thói quen coi nhẹ của chung ở việc nhỏ làm việc lớn hơn trông đỡ nghiêm trọng. Danh mục Vì sao người tốt vẫn trượt giải thích cơ chế này.
Ngược lại, cũng không nên biến chuyện nhỏ thành cuộc truy xét. Một văn phòng mà ai in một trang giấy riêng cũng bị nhắc nhở thì mất tinh thần còn nhanh hơn mất giấy. Quy chế tốt là quy chế nói rõ phần được dùng hợp lý để mọi người khỏi phải đoán.
Tài sản số: phần mềm, tài khoản, dữ liệu
Ngày nay, tài sản dễ bị dùng cho việc riêng nhất lại là thứ không cầm nắm được. Một tài khoản phần mềm thiết kế có bản quyền của công ty dùng để làm hàng cho khách riêng. Một tài khoản gửi thư hàng loạt của công ty dùng để quảng cáo cửa hàng của người nhà. Dữ liệu khách hàng trong máy dùng để chào bán món hàng mình kinh doanh thêm. Những việc này không làm mất đi đồng tiền nào trước mắt, nhưng có thể vi phạm điều khoản bản quyền mà công ty đã ký với bên bán phần mềm, và dữ liệu khách hàng là thứ công ty có trách nhiệm bảo vệ. Nguyên tắc giống hệt với xe hay máy in: được phép rõ thì dùng, không rõ thì hỏi, phải giấu thì không dùng.
Áp dụng được ngay
- Tìm quy chế về sử dụng tài sản, điện thoại, xe, điểm thưởng công tác của công ty. Chưa có thì hỏi nhân sự một câu bằng tin nhắn.
- Khi muốn mượn thứ gì, hỏi trước: "Cuối tuần em mượn xe tải nhỏ chở đồ được không ạ, em tự đổ xăng." Hỏi một lần thì việc mượn thành bình thường.
- Khi chọn vé, khách sạn công tác, chọn theo tiêu chí công ty trước, điểm thưởng sau.
- Nếu đang phụ trách đồ thừa, hàng mẫu, nhắn một tin vào nhóm phòng nói rõ có gì và sẽ xử lý thế nào.
- Nếu mình là quản lý, viết rõ phần "được dùng hợp lý" thay vì chỉ ghi "cấm dùng việc riêng".
Câu hỏi thường gặp
Dùng đồ công ty cho việc riêng có sao không?
Tuỳ quy chế từng nơi. Việc nhỏ được cho phép rõ như in vài trang thường không sao. Việc phải giấu, khai sai hoặc phục vụ kinh doanh riêng thì là dùng tài sản công ty cho lợi riêng.
Điểm thưởng hãng bay khi đi công tác thuộc về ai?
Không có câu trả lời chung, tuỳ quy chế công ty và quy định riêng ở khu vực nhà nước. Dù được giữ điểm, không nên chọn vé, khách sạn đắt hơn chỉ để tích điểm cho mình.
Mượn xe công ty cuối tuần có được không?
Được nếu công ty đồng ý và mình tự chịu chi phí phát sinh. Hỏi trước và có sự đồng ý rõ ràng là điều kiện cần. Dùng xe rồi ghi là đi công tác là khai sai.
Hàng mẫu, quà thừa sau sự kiện có được mang về không?
Nên có người phụ trách và cách chia rõ ràng, được báo cho cả nhóm. Mang về khi chưa ai biết, dù giá trị nhỏ, làm người khác mất tin.
