Mua hàng cho công ty từ nhà cung cấp là người quen không sai, nếu làm ba việc: nói rõ quan hệ trước, để nhà cung cấp đó cạnh tranh ngang với các bên khác, và để người khác duyệt hoặc chấm phần có dính tới người quen. Cái sai là giấu quan hệ rồi tự tay chọn, kể cả khi giá không đắt hơn. Khi lộ ra, không ai tin là tình cờ, và người quen của mình cũng mang tiếng theo.
Vì sao chuyện này hay gặp
Người phụ trách mua hàng thường được giao việc vì họ biết thị trường, biết chỗ nào tốt. Mà người biết thị trường thì đương nhiên quen nhiều người trong ngành. Ở các thành phố nhỏ, nhà cung cấp in ấn, văn phòng phẩm, nước uống, sửa chữa có khi chỉ vài nhà, và người phụ trách quen gần hết. Ở doanh nghiệp nhỏ, người mua hàng thường là kế toán kiêm hành chính, kiêm luôn cả việc chọn chỗ đặt tiệc cuối năm.
Vì vậy, câu hỏi thực tế không phải "có được mua của người quen không" mà là "mua của người quen thế nào cho đúng". Cấm tuyệt đối có khi làm công ty mất nhà cung cấp tốt nhất. Thả nổi thì mở cửa cho tư lợi.
Người quen gồm những ai
Quy chế mỗi công ty định nghĩa khác nhau. Một cách nhìn thực dụng chia làm ba vòng:
| Vòng | Ai | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Vòng trong | Vợ chồng, cha mẹ, con, anh chị em ruột; công ty mà mình hoặc người nhà có góp vốn, làm chủ, làm quản lý | Khai báo, rút khỏi việc chọn và duyệt. Thường quy chế bắt buộc |
| Vòng giữa | Họ hàng gần, bạn thân, người yêu, đồng nghiệp cũ thân thiết, người mình đang nợ ân tình | Khai báo, để người khác chấm phần có dính tới họ |
| Vòng ngoài | Người quen xã giao, nhà cung cấp đã làm việc lâu năm | Bình thường, nhưng vẫn lấy báo giá cạnh tranh và ghi lại lý do chọn |
Khi phân vân một người thuộc vòng nào, xếp vào vòng trong hơn. Khai thừa không hại ai; khai thiếu thì có thể hại cả hai bên.
Những kiểu lệch hay gặp
Báo giá "cho có"
Quy định đòi ba báo giá. Người phụ trách xin báo giá của người quen trước, rồi gọi hai chỗ khác xin báo giá cao hơn "cho đủ hồ sơ". Trên giấy, mọi thứ đúng quy trình. Thực chất, quyết định đã có trước khi so sánh.
Đặt tiêu chí vừa khít một nhà cung cấp
Yêu cầu kỹ thuật được viết sao cho chỉ người quen đáp ứng: một kích thước lạ, một thời hạn giao hàng mà chỉ họ có sẵn hàng. Đây là dạng khó nhận ra nhất, vì nó trông như đòi hỏi chuyên môn.
Ưu ái sau khi đã chọn
Chọn đúng quy trình, nhưng sau đó dễ dãi khi nghiệm thu: hàng giao trễ không phạt, chất lượng kém không trả lại, phát sinh chi phí được duyệt nhanh. Xung đột lợi ích không dừng ở lúc chọn; nó kéo dài suốt thời gian làm ăn.
Chia nhỏ đơn hàng
Đơn lớn cần nhiều người duyệt, đơn nhỏ người phụ trách tự quyết. Chia một đơn lớn thành nhiều đơn nhỏ để giao hết cho người quen mà không ai kiểm là một cách lách quy trình hay gặp. Nếu thấy mình đang nghĩ tới chuyện chia đơn, đó là lúc nên dừng lại.
Xếp tình huống vào ba vùng
| Tình huống giả định | Vùng |
|---|---|
| Chị Hiền mua văn phòng phẩm, anh trai chị có cửa hàng. Chị báo trưởng phòng, đưa cửa hàng của anh vào danh sách cùng hai bên khác, trưởng phòng tự so và chọn | Hợp lý |
| Anh Long đặt in ấn ở xưởng của bạn thân, giá ngang thị trường, chưa nói với ai về quan hệ | Vùng xám |
| Chị Trâm dùng công ty của chồng làm đơn vị vận chuyển, tự chọn, tự nghiệm thu, giá cao hơn hai bên khác | Tư lợi |
| Anh Kiên chia đơn nội thất thành bốn đơn nhỏ dưới mức phải trình duyệt, giao hết cho xưởng của em họ | Tư lợi |
Quy trình gọn cho công ty nhỏ
Doanh nghiệp lớn có phòng mua hàng, có quy chế đấu thầu nội bộ. Doanh nghiệp nhỏ thường không có. Một quy trình năm bước dưới đây đủ dùng cho phần lớn tiệm, văn phòng nhỏ:
- Khai quan hệ ngay khi biết: một tin nhắn cho người có quyền duyệt, nêu tên nhà cung cấp và quan hệ.
- Tiêu chí viết trước, báo giá xin sau: số lượng, chất lượng, thời hạn, bảo hành. Gửi tiêu chí giống nhau cho mọi bên.
- Ít nhất hai đến ba báo giá thật: báo giá có thời gian gửi, từ các bên thật sự muốn bán.
- Người khác chấm phần có người quen: nếu người phụ trách không thể đứng ngoài hoàn toàn, ít nhất có một người khác cùng xem.
- Ghi lại lý do chọn: hai ba dòng là đủ. "Chọn bên A vì giá thấp nhất và giao trong ba ngày." Sổ ghi này bảo vệ người chọn khi có thắc mắc sau này.
Cách tách người đề xuất, người duyệt, người nhận hàng cho nhóm nhỏ được bàn kỹ ở danh mục Khai báo & minh bạch.
Khi người quen là lựa chọn tốt nhất
Đôi khi người quen thật sự rẻ nhất, tốt nhất, giao nhanh nhất. Khi đó, đừng ngại chọn họ chỉ vì sợ mang tiếng. Làm đủ các bước trên thì việc chọn người quen trở thành quyết định của công ty, có giấy tờ, có người cùng duyệt. Người quen được chọn một cách đường hoàng. Người phụ trách không phải giải thích sau này.
Điều cần tránh là phản ứng ngược: vì sợ bị nói nên cố tình loại người quen dù họ tốt hơn. Đó cũng là để quan hệ riêng chi phối quyết định, chỉ theo chiều ngược lại.
Nếu đã lỡ chọn mà chưa nói
Nhiều người đọc tới đây sẽ nghĩ tới một lần trước đây mình đã chọn người quen mà không nói. Cách xử lý tốt nhất thường là chủ động nói ra càng sớm càng tốt, kèm thông tin giúp người duyệt đánh giá: "Em xin báo bổ sung: xưởng in mình đang dùng là của bạn thân em. Lúc đó em có so với hai chỗ khác, em gửi lại báo giá. Từ đợt sau em đề nghị anh chị hoặc người khác chọn phần này." Nói chủ động khác hẳn với bị phát hiện.
Nếu tình huống phức tạp hơn, như đã có tiền đi qua tài khoản riêng, có cam kết với nhà cung cấp, thì nên hỏi luật sư hoặc bộ phận pháp chế trước khi làm gì tiếp.
Áp dụng được ngay
- Rà danh sách nhà cung cấp mình đang phụ trách, đánh dấu những bên có quan hệ vòng trong và vòng giữa.
- Gửi một tin nhắn khai báo cho người duyệt với những bên đã đánh dấu. Câu mẫu: "Em báo để anh chị nắm: nhà cung cấp X là của anh rể em. Các lần chọn tới em xin để anh chị hoặc người khác xem báo giá phần này."
- Viết tiêu chí trước khi xin báo giá cho đơn hàng gần nhất, gửi giống nhau cho mọi bên.
- Tạo một tệp ghi lý do chọn: mỗi đơn hai dòng.
- Đọc quy chế mua hàng của công ty, nếu có, hoặc hỏi kế toán trưởng về mức đơn hàng phải trình duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Mua hàng của người quen cho công ty có sai không?
Không sai nếu nói rõ quan hệ, để người quen cạnh tranh ngang với các bên khác và để người khác duyệt phần có liên quan. Sai là khi giấu quan hệ rồi tự chọn, tự nghiệm thu.
Có phải lấy ba báo giá khi mua hàng không?
Tuỳ quy chế từng công ty. Ba báo giá là cách làm phổ biến, nhưng chỉ có ý nghĩa khi các báo giá là thật và tiêu chí gửi giống nhau. Báo giá xin "cho đủ hồ sơ" không bảo vệ được ai.
Chia nhỏ đơn hàng để khỏi trình duyệt có sao không?
Đây là cách lách quy trình. Nếu mục đích là tránh người duyệt, nhất là khi đơn giao cho người quen, việc này thường bị coi là vi phạm quy chế và làm mất lòng tin nghiêm trọng.
Đã lỡ chọn người quen mà chưa báo thì làm gì?
Chủ động báo bổ sung càng sớm càng tốt, gửi kèm báo giá đã so sánh và đề nghị người khác chọn phần đó từ lần sau. Nếu đã có tiền đi qua tài khoản riêng hoặc vướng cam kết, nên hỏi luật sư hoặc pháp chế trước.
Nhà cung cấp lâu năm có cần khai báo không?
Quan hệ làm ăn lâu năm thuần tuý thường không cần khai như quan hệ người nhà, nhưng vẫn nên lấy báo giá cạnh tranh định kỳ và ghi lý do chọn. Nếu đã thành bạn thân hoặc có ân tình riêng, nên nói rõ.
