Khi công ty đang chọn nhà cung cấp mà một bên dự tuyển mời mình đi ăn, đi chơi, cách an toàn nhất là hẹn lại sau khi đã có kết quả. Bữa ăn có thể chẳng làm mình đổi ý, nhưng nó đến đúng lúc mình đang giữ quyền chọn, và những bên khác không được ngồi cùng bàn. Nếu buộc phải gặp, gặp ở văn phòng, có đồng nghiệp đi cùng, hoặc mỗi bên tự trả phần mình, và báo cho người phụ trách quy trình.
Vì sao thời điểm quan trọng hơn món ăn
Đi ăn với đối tác là chuyện bình thường của làm ăn. Người Việt hay nói chuyện công việc qua bữa cơm, ly cà phê. Một bữa ăn sau khi đã ký hợp đồng, để làm quen, bàn cách phối hợp, thường không có gì đáng ngại.
Nhưng trong giai đoạn đang chọn nhà cung cấp, cùng bữa ăn đó mang ý nghĩa khác:
- Chỉ một bên có cơ hội: bên mời được nói chuyện riêng, trình bày thêm, hỏi han thông tin, còn các bên khác chỉ có hồ sơ.
- Thông tin dễ rò: trong không khí thân mật, một câu "bên kia báo giá thấp lắm" có thể buột ra, và bên mời biết cách điều chỉnh.
- Cảm giác mắc nợ: được mời một bữa ngon, người ta tự nhiên thấy dễ chịu với người mời. Nhà tâm lý học Robert Cialdini gọi đây là nguyên tắc đáp lễ; danh mục Vì sao người tốt vẫn trượt có bài riêng giải thích.
- Người khác nhìn vào: đồng nghiệp, các bên dự tuyển thua cuộc, nếu biết, khó tin kết quả là công bằng.
"Thời kỳ im lặng"
Nhiều tổ chức áp dụng một nguyên tắc gọi nôm là "thời kỳ im lặng": từ lúc mời các bên gửi hồ sơ cho tới khi công bố kết quả, người tham gia chọn không gặp riêng, không nhận chiêu đãi, không trao đổi ngoài kênh chính thức với bất kỳ bên dự tuyển nào. Mọi câu hỏi của các bên đều đi qua một đầu mối, và câu trả lời gửi cho tất cả.
Ở khu vực nhà nước, pháp luật về đấu thầu (như Luật Đấu thầu 2023) đặt ra những nguyên tắc về công bằng, minh bạch và cấm các hành vi làm sai lệch kết quả. Công ty tư nhân không bị ràng buộc như vậy, nhưng mượn tinh thần đó là cách rẻ nhất để giữ quy trình sạch, kể cả ở doanh nghiệp nhỏ.
Các kiểu lời mời và cách xử lý
| Lời mời (giả định) | Trong lúc đang chọn | Sau khi đã ký |
|---|---|---|
| Cà phê nhanh để "giải thích thêm hồ sơ" | Đề nghị gửi câu hỏi qua kênh chung hoặc gặp ở văn phòng, có người cùng nghe | Bình thường |
| Bữa tối ở nhà hàng sang | Từ chối, hẹn sau khi có kết quả | Cân nhắc theo quy chế quà tặng, chiêu đãi |
| Mời tham quan nhà máy, cơ sở sản xuất | Có thể cần cho việc đánh giá; công ty trả chi phí đi lại, mời các bên khác tương tự nếu được | Bình thường nếu phục vụ công việc |
| Mời đi du lịch, nghỉ dưỡng, chơi thể thao cuối tuần | Từ chối | Vẫn nên hỏi quy chế; thường thuộc vùng xám |
| Mời dự tiệc của công ty họ, đông người | Nên từ chối hoặc báo trước người phụ trách quy trình | Thường ổn |
Chi tiết về quà tặng, chiêu đãi, chuyến đi tài trợ nói chung được bàn ở danh mục Quà tặng & phong bì. Bài này tập trung vào thời điểm đang chọn.
Từ chối mà không mất lòng
Lời từ chối dễ nghe nhất là lời dựa vào quy trình, không dựa vào nghi ngờ. Đối tác làm ăn lâu năm thường hiểu và còn tôn trọng hơn.
- "Bên em đang trong giai đoạn chọn, em không gặp riêng bên nào được anh ạ. Có kết quả rồi mình ngồi với nhau sau nhé."
- "Anh cần trao đổi thêm gì thì gửi giúp em qua thư, em chuyển cho cả nhóm xem, các bên đều được trả lời như nhau."
- "Em cảm ơn anh. Đợt này em xin hẹn, xong việc em mời lại."
Câu cuối có một ý hay: hẹn lại và chủ động "mời lại" giữ được tình cảm, đồng thời cho thấy mình không coi thường lời mời.
Nếu đã lỡ đi
Thử hình dung: anh Cường đi ăn với một người quen, đến nơi mới biết người đó đang dự tuyển cung cấp thiết bị cho công ty anh, và trong bữa ăn họ có nhắc đến hồ sơ. Không phải lỗi lớn, nhưng nên xử lý gọn:
- Báo cho người phụ trách quy trình hoặc cấp trên ngay sau đó: đã gặp ai, có nói gì liên quan tới hồ sơ không.
- Không chia sẻ thêm thông tin gì về các bên khác.
- Nếu thấy khó giữ khách quan, đề nghị rút khỏi phần chấm hồ sơ của bên đó.
- Nếu có thể, trả phần ăn của mình hoặc gửi lại một khoản tương đương.
Báo chủ động biến một tình huống khó xử thành chuyện bình thường. Giữ kín thì nếu sau này lộ ra, chính bữa ăn đó trở thành câu hỏi về toàn bộ kết quả.
Khi người mời là bạn cũ
Trường hợp khó nhất là khi bên dự tuyển là người quen lâu năm, vẫn hay đi ăn với nhau từ trước. Từ chối một bữa cơm quen thuộc nghe như mất tình. Cách xử lý vẫn giống: nói rõ với bạn rằng trong mấy tuần này hai bên tạm không gặp riêng, và nói rõ với nhóm rằng mình có quan hệ thân với một bên dự tuyển. Nếu quan hệ đủ thân để mình khó khách quan, xin không chấm hồ sơ của bên đó. Bạn tốt sẽ hiểu: chính sự rõ ràng này giúp họ, nếu được chọn, không bị ai nói là "nhờ quen".
Xếp vào ba vùng
| Tình huống giả định | Vùng |
|---|---|
| Chị Thuỷ từ chối bữa tối của bên dự tuyển, hẹn sau khi công bố kết quả | Hợp lý |
| Anh Phong đi tham quan xưởng của một bên dự tuyển, công ty trả vé, có đồng nghiệp đi cùng, báo cáo lại nhóm | Hợp lý |
| Chị Ngân đi cà phê riêng với một bên dự tuyển, chưa báo ai | Vùng xám |
| Anh Bảo nhận lời đi nghỉ cuối tuần do một bên dự tuyển trả tiền, sau đó chấm bên đó cao nhất | Tư lợi |
Áp dụng được ngay
- Khi bắt đầu một đợt chọn nhà cung cấp, thống nhất trong nhóm: không gặp riêng, không nhận chiêu đãi từ các bên dự tuyển cho tới khi có kết quả; mọi câu hỏi đi qua một đầu mối.
- Gửi một thư ngắn cho các bên dự tuyển nêu nguyên tắc này. Nó giúp các bên không phải "lo" chiêu đãi, và giúp mình có cớ từ chối.
- Thuộc một câu từ chối mẫu và một câu "mời lại" để dùng khi cần.
- Nếu đã lỡ gặp, báo trong ngày cho người phụ trách quy trình.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác mời ăn khi đang chọn nhà cung cấp có nên đi không?
Không nên. Hãy hẹn lại sau khi đã có kết quả. Bữa ăn trong giai đoạn đang chọn cho một bên cơ hội riêng, dễ làm rò thông tin và làm người khác nghi ngờ kết quả.
Thời kỳ im lặng trong mua sắm là gì?
Là giai đoạn từ lúc mời các bên gửi hồ sơ tới khi công bố kết quả, người tham gia chọn không gặp riêng, không nhận chiêu đãi từ bên dự tuyển. Mọi trao đổi đi qua một đầu mối và trả lời cho tất cả các bên.
Từ chối lời mời của đối tác thế nào cho khéo?
Dựa vào quy trình thay vì nghi ngờ, ví dụ: "Bên em đang trong giai đoạn chọn nên chưa gặp riêng bên nào được, có kết quả rồi mình ngồi với nhau sau." Hẹn lại và chủ động mời lại giữ được tình cảm.
Đi tham quan nhà máy của bên dự tuyển có được không?
Có thể, nếu việc đó phục vụ đánh giá. Nên để công ty trả chi phí, có đồng nghiệp đi cùng, báo lại nhóm và nếu được thì tạo cơ hội tương tự cho các bên khác.
Đã lỡ đi ăn với bên dự tuyển thì làm gì?
Báo ngay cho người phụ trách quy trình, nói rõ đã gặp ai và có nhắc tới hồ sơ không. Nếu thấy khó giữ khách quan, xin rút khỏi phần chấm hồ sơ của bên đó.
