Doanh nghiệp ký hợp đồng với người thân của chủ, như mua hàng của công ty em vợ, thuê nhà của mẹ giám đốc, giao việc cho xưởng của anh trai, là giao dịch với người có liên quan. Việc này không bị cấm, và trong doanh nghiệp gia đình Việt Nam là chuyện rất phổ biến. Nguyên tắc mà Luật Doanh nghiệp 2020 đặt ra, và nhóm kinh doanh nhỏ nào cũng nên học theo, là: nói ra, để người không có lợi ích quyết, giá phải ngang thị trường, và ghi lại. Khi doanh nghiệp chỉ có một chủ, nguyên tắc này vẫn quan trọng với ngân hàng, đối tác và người làm thuê.
Người có liên quan là ai
Trong ngôn ngữ đời thường, đó là "người nhà" hoặc "người của sếp". Trong ngôn ngữ luật doanh nghiệp, "người có liên quan" được định nghĩa khá rộng, gồm:
- người thân của chủ sở hữu, thành viên góp vốn, người quản lý (vợ chồng, cha mẹ, con, anh chị em ruột và một số quan hệ gia đình khác);
- doanh nghiệp mà những người này sở hữu hoặc điều hành;
- công ty mẹ, công ty con, công ty cùng nhóm.
Định nghĩa chính xác nằm trong luật và có thể thay đổi; khi cần, hãy hỏi người làm pháp chế hoặc luật sư. Ở đây chỉ cần nắm ý: bất kỳ ai mà chủ doanh nghiệp hoặc người ra quyết định có lý do muốn họ được lợi.
Vì sao giao dịch với người nhà dễ thành chuyện
Thử hình dung: công ty in bao bì của ông Thịnh có bốn người góp vốn. Ông Thịnh là giám đốc, góp nhiều nhất. Công ty thuê kho của bà Thịnh, giá do ông Thịnh quyết. Ba người góp vốn kia biết kho là của gia đình ông, nhưng chưa ai so giá. Năm năm sau, khi công ty khó khăn, một người góp vốn tìm được kho khác cùng khu, rộng hơn, giá thấp hơn đáng kể.
Ông Thịnh có thể đã không cố tình. Giá kho có thể hợp lý năm năm trước. Nhưng vì không có quy trình, không ai xem lại, giá cứ thế giữ nguyên, và một phần lợi nhuận của bốn người cứ đều đặn chảy về một gia đình.
Đó là cơ chế chung của giao dịch với người có liên quan:
- Không ai muốn hỏi. Hỏi về hợp đồng với người nhà của sếp nghe như nghi ngờ.
- Không ai so giá. Vì "người nhà làm, yên tâm".
- Không ai xem lại. Hợp đồng ký một lần, kéo dài mãi.
- Người quyết là người có lợi. Chủ doanh nghiệp vừa duyệt vừa hưởng.
Luật Doanh nghiệp 2020 nói gì, ở mức nguyên lý
Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định riêng về hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người có liên quan. Ở mức nguyên lý:
- Người quản lý phải công khai các lợi ích liên quan của mình với công ty.
- Một số giao dịch với người có liên quan phải được chấp thuận bởi cơ quan có thẩm quyền trong công ty, như hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông, tuỳ loại hình và giá trị.
- Người có lợi ích trong giao dịch thường không được biểu quyết về giao dịch đó.
- Giao dịch không làm đúng thủ tục và gây thiệt hại cho công ty có thể bị xem xét lại, người liên quan có thể phải bồi thường.
Thủ tục cụ thể, ngưỡng giá trị, ai duyệt cái gì phụ thuộc loại hình công ty và điều lệ. Với doanh nghiệp tư nhân một chủ hoặc hộ kinh doanh, nhiều quy định này không áp dụng trực tiếp. Muốn biết chính xác, nên hỏi luật sư hoặc bộ phận pháp chế.
Bảng xếp vùng
| Tình huống | Vùng | Lý do |
|---|---|---|
| Thuê kho của người nhà giám đốc, giá đã so với ba nơi, các thành viên khác duyệt, xem lại mỗi năm | Hợp lý | Công khai, có so sánh, người không có lợi ích quyết |
| Doanh nghiệp một chủ mua hàng của em ruột, giá ngang thị trường, có hoá đơn đầy đủ | Hợp lý | Chủ chịu lợi lỗ của chính mình; vẫn nên ghi rõ cho kế toán, ngân hàng |
| Các thành viên biết là người nhà nhưng không ai so giá, không xem lại | Vùng xám | Biết nhưng chưa thật sự đồng ý trên cơ sở thông tin |
| Giám đốc tự duyệt hợp đồng với công ty của vợ, các thành viên khác không biết | Tư lợi | Giấu lợi ích, người có lợi tự quyết |
| Giá hợp đồng với người nhà cao hơn rõ thị trường, không có lý do | Tư lợi, có thể thành tranh chấp | Chuyển lợi nhuận chung về túi riêng |
Doanh nghiệp một chủ thì có cần không
Có người nghĩ: "Công ty của mình, tiền của mình, mua của em mình giá nào là quyền của mình." Về mặt chia lãi, điều đó gần đúng với doanh nghiệp một chủ. Nhưng vẫn có những người khác có lợi ích trong doanh nghiệp:
- Ngân hàng cho vay muốn biết doanh nghiệp có đang chuyển tiền ra ngoài bằng hợp đồng giá cao không.
- Đối tác, nhà đầu tư tương lai sẽ xem lịch sử giao dịch khi định giá.
- Nhân viên có thưởng theo lợi nhuận sẽ bị ảnh hưởng.
- Cơ quan thuế có quy định riêng về giao dịch liên kết.
Thói quen ghi rõ, so giá, giữ hợp đồng với người nhà ở mức thị trường giúp doanh nghiệp nhỏ sẵn sàng khi muốn vay vốn, gọi vốn hay bán lại.
Một quy trình gọn cho doanh nghiệp nhỏ
- Danh sách người có liên quan. Mỗi thành viên, người quản lý ghi ra người thân và doanh nghiệp liên quan, cập nhật mỗi năm.
- Đánh dấu nhà cung cấp, đối tác thuộc danh sách. Kế toán gắn cờ trên hệ thống.
- Mỗi giao dịch có cờ cần một tờ duyệt. Ghi giá, giá so sánh, lý do chọn, người duyệt (không phải người có lợi ích).
- Xem lại hằng năm. Hợp đồng dài hạn với người nhà được so giá lại.
- Báo cáo chung. Cuối năm, liệt kê tổng giá trị giao dịch với người có liên quan cho các thành viên.
Áp dụng được ngay
- Chủ doanh nghiệp: tuần này, liệt kê mọi hợp đồng đang chạy với người nhà và doanh nghiệp của người nhà.
- Thành viên góp vốn: đề nghị đưa một mục "giao dịch với người có liên quan" vào cuộc họp năm. Câu mở lời: "Để sau này không ai phải nghĩ ngợi, mình liệt kê các hợp đồng với người nhà mỗi người cho rõ."
- Kế toán: gắn nhãn nhà cung cấp là người có liên quan trong sổ.
- Với hợp đồng thuê, mua lâu năm: lấy hai báo giá mới để so trong quý tới.
- Tự soát cho người duyệt: "Nếu nhà cung cấp này không phải người nhà, mình có ký hợp đồng này với giá này, thời hạn này không?"
Câu hỏi thường gặp
Công ty có được ký hợp đồng với người thân của giám đốc không?
Được, nhưng đây là giao dịch với người có liên quan. Theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020, giao dịch này cần được công khai và chấp thuận theo cơ chế phù hợp, người có lợi ích thường không được biểu quyết.
Người có liên quan trong doanh nghiệp gồm những ai?
Nói chung gồm người thân của chủ sở hữu, thành viên, người quản lý, các doanh nghiệp họ sở hữu hoặc điều hành, và các công ty trong cùng nhóm. Định nghĩa chính xác nằm trong luật, nên hỏi luật sư khi cần.
Doanh nghiệp một chủ mua hàng của người nhà có cần thủ tục gì không?
Nhiều thủ tục chấp thuận không áp dụng trực tiếp, nhưng vẫn nên giữ giá ngang thị trường và hồ sơ đầy đủ, vì ngân hàng, nhà đầu tư và cơ quan thuế đều có thể xem xét các giao dịch này.
Phát hiện giám đốc ký hợp đồng giá cao với công ty người nhà thì làm gì?
Thành viên góp vốn có thể đề nghị xem hồ sơ, đưa vấn đề ra cuộc họp và so giá thị trường. Nếu thiệt hại lớn và không giải quyết được trong nội bộ, nên hỏi luật sư về quyền của mình.
